Prema izvještaju Gartner-a većina finansijskih direktora (59%) smatra smanjenje troškova najbitnijom stavkom svojih obaveza.
Naravno jedan od “Top 5” metoda za smanjenje troškova je razvijanje sveobuhvatnog sistema rukovođenja informacijama – Business Information & analytics. Većina CFO-a smatra najefikasnijim ulaganje upravo oblasti organizovanja, analize informacija (papirne i digitalne dokumentacije), kao i optimizovanje procesa rada.
Papir pod kontrolom
Prosječno preduzeće proizvodi ogromne količine dokumenata, što njihovo nalaženje i korišćenje informacija koje sadrže čini vremenski zahtjevan poduhvat. Situacija postaje ozbiljna kada fajlovi nijesu dobro organizovini ili neindeksirani što ih čini još težim za naći kada su vam najpotrebniji. Ekspert za rukovanje arhivom može pomoći da se smanje operacioni i legalni troškovi tako što holistički prilazi ovom problemu. Pošto nam je rukovanje dokumentima glavna djelatnost, mi smo vidjeli i probali sve – dok nijesmo destilovali najbolji sistem za rad.
Uvjek nova tehnologija
Predavanje arhiviranja spoljem saradniku dozvoljava vam da profitirate iz njegovog investiranja, i održavanja, najnovije tehnologije. Kako vrijeme prolazi a industrija napreduje, vaše potrebe će se mijenjati. Mi ćemo zato uvjek nuditi à la carte rješenja koja daju najbolji rezultat u radu — kao i najnovije pomake u oblasti arhiviranja.
Bez čekanja
Implementiranje effektivnog rješenja za rukovanje informacijama nemora da zahtijeva puno vremena. Rješenja smještena kod eksperata van firme mogu početi da se koriste u par nedjelja, u poređenju sa mjesecima potrebnim za formiranje zahtjeva, evaluaciju ponuda i instalaciju sopstvenog rješenja. kako vaš posao raste, mi vam možemo pomoći da razvijete svoj program čuvanja – da dodate mogućnosti, da uvećate ili smanjite obim čuvane dokumentacije – sve to da bi vi mogli da se posvetite više svom glavnom poslu.
Rizik u radu
Najveći broj internih rješenja funkcioniše tako da su fizički dokumenti razdvojeni od mesta gdje se vrši njihovo skeniranje. Svaki korak u ovoj proceduri predstavlja sigurnosni rizik, kao i šansu za gubljenje ili smještanje na pogrešno mjesto. Kada se dokumenti smještaju kod specijalista za taj posao, svaki proces, svaki momenat kada je neko došao u dodir sa vašom dokumentacijom je zabilježen i može se kasnije pratiti – bez rizika koji se javljaju kada se osigurani objekat za arhiviranje napusti.
Kraj životnog ciklusa dokumentacije
Uništavanje papirnih dokumenata pomaže u kontroli cijene neaktinog lagera dokumenata, da ne pominjemo rizik dolaska u pogrešne ruke. Ali i uništavanje nosi svoje troškove. Kada predate spoljnjem expretu obavezu rukovanja dokumentacijom on sve ovo može uraditi unutar svoje sigurne lokacije, dok na vama ostaje samo da se na dan uništavanja pojavite u ulozi kotrole.